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360 – Conseils téléphone pour communiquer en anglais 2

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Transcription

Bonjour et bienvenue à la Skills 360 podcast. Je suis Simmons Tim, et aujourd'hui nous allons regarder de plus près au compétences de téléphone. En particulier, we’re going to talk about controlling the call and the flow of information.

Communiquer efficacement sur le téléphone est une compétence essentielle. Et si vous parlez à un client, un collègue, un fournisseur, votre patron, ou un courrier à vélo, vous devez vous assurer que votre but et l'information est claire. la semaine dernière, nous nous sommes concentrés sur votre attitude par téléphone. Aujourd'hui, we’ll look at ways you can make sure information is flowing smoothly and that you are guiding the conversation.

Bonne communication téléphonique peut réellement commencer avant que vous décrochez le téléphone, avec un peu de préparation. Prenez un morceau de papier et notez vos questions ou questions clés que vous avez besoin pour résoudre. Mettez-les dans un ordre logique afin que vous n'êtes pas juste de sauter d'un sujet à. Le moins vous avez de compter sur votre mémoire, le mieux. Rien n'est pire que de raccrocher et de se rendre compte que vous n'avez pas obtenu tout ce dont vous avez besoin. Les gens sont occupés, et il est préférable de gérer les choses avec un seul appel au lieu de deux, ou trois. Alors, si vous avez un objectif clair pour votre appel, alors vous pouvez commencer à travailler votre liste. And that paper and pen should be handy for taking notes as you’re talking.

D'accord, vous avez réussi à mettre la main sur la personne que vous voulez parler à, vous avez la bonne attitude, et vous avez affaire à des informations. Maintenant vous avez besoin pour s'assurer que tout est clair et que vous avez compris ce que l'autre personne dit. Pour ce faire,, vous devez confirmer l'information. Vous pouvez faire cela dans un couple des manières. Tout d'abord, vous pouvez répéter l'information à l'autre personne. Alors, si quelqu'un dit «Je peux vous rencontrer à 4:30,"Vous pouvez dire« Droit. 4:30."Vous pouvez aussi le faire en vous demandant de confirmer et de retraiter l'information en des termes différents. Alors, si quelqu'un dit «Il est assez peu probable que la livraison se passe de le faire là à l'heure,"Vous pouvez dire« Vous voulez dire que notre prestation va être en retard?«Et quand vous faites cela, il est préférable de reformuler les choses dans la langue la plus simple de possibles. Just to avoid any confusion.

Une autre chose que vous devez faire avec l'information est de donner des commentaires à ce sujet. En d'autres mots, dire à l'autre personne clairement ce que vous pensez de ce qu'il ou elle a juste dit. «Je peux vous rencontrer à 4:30"Pourrait être suivi par" 4:30 est un grand moment pour moi. "Ou" La livraison va être en retard "pourrait être suivi par« Je comprends et je vais laisser tout le monde ici sait. "

Après avoir confirmé les points importants et donner du feedback, vous pouvez passer à une autre question. Rappelez-vous, la personne qui pose les questions est en contrôle. En posant des questions, you can direct the conversation to the topics you want.

Parfois, quand vous posez des questions, c'est une bonne idée de limiter les options plutôt que de laisser les choses ouvertes. Pensez à la différence entre ces deux questions: «Ce jour est bon pour vous?»Et« Que diriez-vous mardi matin ou mercredi?"Ce qui est plus facile de répondre? Qui permettra de réduire la quantité de discussions impliqués? C'est le droit, le second. Mardi ou mercredi. Autant que possible, limiter le nombre d'options à deux. Si aucune option n'est acceptable, give another two.

Dans certains cas,, vous ne serez pas en mesure d'atteindre la personne que vous voulez parler avec et vous aurez à laisser un message. Ne pas oublier de laisser un message complet. Cela inclut votre nom, votre entreprise, votre but, et votre numéro. Laissant de côté l'un de ces éléments d'information permettront de réduire la probabilité que vous allez être rappelé. Il permettra également de réduire la quantité de discussion nécessaire au début de l'appel de retour. Un de nos anciens podcasts, BEP 72, covers lots of language for leaving a message and is well worth a look.

Pouvez-vous voir ce lien toutes ces idées? C'est une question de clarté. L'information doit être claire. Toute l'information en temps n'est pas clair, temps et d'énergie est gaspillée. Et cela nous amène à la fin de votre appel téléphonique, quand vous voulez pour garantir que la clarté. Avant de vous apporter l'appel à un proche, confirmer les bases de ce que vous avez discuté. Cela signifie que le ce, le où, l'lorsqu'ils, et le comment de toute action qui est nécessaire. It’s pretty embarrassing to have to call someone back because you didn’t understand everything.

Votre téléphone est un de vos outils de communication les plus importants. Apprendre à utiliser, il est plus que simplement Déterminer les options de numérotation rapide. Maintenir une attitude positive et professionnelle, et utiliser les techniques que nous avons abordé aujourd'hui, and you won’t dread that next call.

Si vous souhaitez tester vos connaissances sur cette leçon, un coup d'oeil sur le site myBEonline.com. There you’ll find a quiz about today’s show as well as a complete transcript and vocabulary explanations.

Tant, and see you again soon.

Questions à débattre

1. Combien de planification faites-vous habituellement avant un appel de téléphone importants?
2. Qu'est-ce que vous faites habituellement quand vous ne comprenez pas ce que quelqu'un essaie de dire au téléphone?
3. Quelles informations avez-vous normalement inclure lorsque vous laissez un message pour quelqu'un?


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